Communication d’équipe à distance : 5 conseils clés et bonnes pratiques

La communication d’équipe à distance devient rapidement un choix nécessaire pour les entreprises qui cherchent à prospérer en dehors de l’environnement de bureau traditionnel. Mais ce n’est pas sans défis.

L’appréhension de travailler à l’aide de la communication à distance est en fait très courante. Si vous suivez nos 5 conseils clés pour travailler avec des équipes distantes, vous pourrez profiter de tous les avantages de travailler avec des équipes distantes, sans aucun des inconvénients !

1. Configurer des directives sur la communication d’équipe à distance

Les nouvelles méthodes de communication et de travail nécessitent souvent quelques règles pour être efficaces. Ils n’ont pas besoin d’être trop arbitraires ou stricts. Considérez-les plus comme un guide que comme une loi.

En définissant des lignes directrices dès le départ, vous serez en mesure de gérer les attentes et de vous assurer que toutes les personnes impliquées connaissent les meilleures pratiques lors de l’utilisation des communications à distance.

Voici des exemples de lignes directrices à inclure :

  • Définir les moyens par lesquels différents types d’informations peuvent être communiqués. Avez-vous une méthode dédiée pour que les gens discutent de sujets plus généraux ou non liés au travail ?
  • Obliger l’utilisation de méthodes de communication plus officielles, telles que le courrier électronique ou un logiciel spécifique, lorsqu’il s’agit de choses plus sérieuses, comme les décisions et les demandes de projet.
  • Définir un ensemble de moyens pour faire une communication d’urgence ou urgente.
  • Détailler les sujets qui devraient être considérés comme « tabou » pendant le travail, ou des conseils sur ce qui est considéré comme un « mauvais » langage.

Vous pouvez fournir une ressource ou un « guichet unique » où toutes les personnes impliquées peuvent consulter ces directives. Un manuel d’entreprise, fourni au début de l’emploi pour les nouveaux entrants, peut garantir qu’il n’y a pas de malentendus dès le départ.

2. Facilitez la communication d’équipes à distance en utilisant le bon logiciel

Les événements mondiaux actuels ont dominé l’année dernière et ont fait du travail à distance une nécessité absolue pour de nombreuses entreprises. En fait, on s’attend à ce qu’il devienne un élément permanent en tant que méthode de travail.

Mais cela ne s’est pas produit de manière organique. Elle a été facilitée par l’utilisation généralisée de plusieurs outils de conférence Web essentiels .

Bien que plusieurs logiciels puissent être utilisés efficacement les uns à côté des autres, ils peuvent souvent être inefficaces. Les informations peuvent être réparties sur plusieurs plateformes, et il peut être difficile pour les managers et les membres de l’équipe d’avoir une vue d’ensemble efficace de la « vue d’ensemble ».

Alors, quelle est la solution ? Essentiellement, vous voudrez utiliser un logiciel qui permet un environnement de travail virtuel ressemblant étroitement à celui de la vie de bureau «normale» . Ceci est particulièrement important en ce qui concerne les réunions et les collaborations.

Otter.ai est un excellent outil pour permettre cela. Loutre propose :

  • Un engagement actif entre les membres de l’équipe, avec une transcription automatique en temps réel, ce qui signifie que les informations ne sont manquées par personne.
  • Meilleure interactivité en temps réel entre les membres de l’équipe, créant un environnement de travail qui s’apparente à être dans la même pièce, permettant une collaboration simple et efficace.
  • Le moyen de communiquer avec l’équipe tout en travaillant de n’importe où, quels que soient les problèmes de connectivité et les interférences.

L’absence de communication en face à face peut souvent être un obstacle à une communication efficace. Le fait que les gens soient dispersés, alors qu’idéalement vous voulez qu’ils soient ensemble, peut être un défi.

En choisissant le bon logiciel, qui permet des méthodes de travail aussi proches que possible de la « vraie vie », vous pouvez vous assurer qu’il est facile d’avoir une bonne vue d’ensemble et d’avoir les informations les plus précises à portée de main lorsque vous travaillez avec des équipes distantes.

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Créateur d'AFEST Sofiane

Créateur d'AFEST Sofiane

Formateur d'enseignants de formateurs et de cadres pédagogiques.

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